Các quy định của công ty, theo các lệnh của luật pháp tiểu bang, thường yêu cầu tập đoàn tổ chức một cuộc họp thường niên của các cổ đông và thông báo đó được gửi đi trước khi chỉ định ngày, giờ và địa điểm. Mẩu đơn nầy được thiết kế để tuân thủ các luật đó. Kiểm tra quy định của bạn để xem bạn phải đưa ra thông báo trước bao xa. Bylaws của bạn cũng có thể chứa các quy tắc đặc biệt về cách thông báo được gửi (ví dụ như chứng nhận thay vì thư thông thường).
Hình thức này được thiết kế để cung cấp thông báo cho các cổ đông về một cuộc họp hàng năm, thường xuyên hoặc đặc biệt. Ngay cả khi các chương trình phổ biến của bạn đã thiết lập ngày, giờ và địa điểm của cuộc họp thường niên hoặc các cuộc họp thường xuyên và donith yêu cầu thông báo thêm về các cuộc họp như vậy, thì vẫn còn rất tốt để gửi thông báo. Một cổ đông quên ngày họp và bỏ lỡ cuộc họp có thể phẫn nộ thực tế rằng anh ta hoặc cô ta không được nhắc nhở rằng một hành động quan trọng sẽ được thực hiện. Nói tóm lại, lịch sự của việc gửi một thông báo, ngay cả khi nó không bắt buộc, sẽ giúp một công ty nhỏ chạy trơn tru hơn.
Một thông báo luôn luôn được yêu cầu cho một cuộc họp đặc biệt. Và không giống như một cuộc họp thường xuyên, thông báo về một cuộc họp đặc biệt phải chỉ định các chủ đề được đề cập.