Các quy định của công ty thường thiết lập một ngày, thời gian và địa điểm cho một cuộc họp thường niên của các giám đốc. Bylaws của bạn cũng có thể thiết lập một lịch trình các cuộc họp thường xuyên được tổ chức thường xuyên hơn một lần một năm, có lẽ thường xuyên như hàng quý. Bylaws cũng thường cho phép Tổng thống hoặc một số lượng giám đốc nhất định gọi các cuộc họp đặc biệt khi cần thiết.
Hình thức này được thiết kế để cung cấp cho các giám đốc thông báo về bất kỳ loại cuộc họp nào. Như đúng đối với các cuộc họp của cổ đông, các quy định thường thiết lập thời gian và địa điểm của cuộc họp thường niên để không cần thông báo về sự kết hợp. Nhưng nó vẫn là một ý tưởng tốt để luôn gửi một thông báo. Nếu các quy định của bạn yêu cầu bạn thông báo cho các giám đốc về các cuộc họp hàng năm hoặc thường xuyên, cũng có thể có các yêu cầu về thông báo trước phải được đưa ra. 
Một thông báo luôn được yêu cầu cho một cuộc họp đặc biệt và thông báo đó phải
Chỉ định các chủ đề được đề cập. Một lần nữa, hãy kiểm tra quy định của bạn để biết chi tiết về thời điểm và thông báo được đưa ra. Bylaws của bạn cũng sẽ tuyên bố ai có thể kêu gọi một cuộc họp đặc biệt của các giám đốc. Thông thường, chủ tịch hoặc một người khác được trao quyền này, hoặc một số lượng giám đốc cụ thể có thể yêu cầu một cuộc họp như vậy được tổ chức.
Trong các công ty nhỏ, được tổ chức chặt chẽ, trong đó các cổ đông đóng vai trò là giám đốc, có thể có ý nghĩa khi kết hợp các cổ đông và các cuộc họp thường niên của giám đốc. Trong tình huống đó, nó đã sử dụng một thông báo cuộc họp cho cả hai cuộc họp.